學習歷程檔案遺失風暴 北高自建平台倖免於難 揭教育部砸錢卻出包背後關鍵

日前爆發多所高中學生學習歷程檔案遺失風暴,該事件也讓國內教育體系數位轉型的窘況浮上檯面。示意圖,與新聞個案無關。(資料照,顏麟宇攝)

學習歷程檔案遺失風暴,一舉將我國教育體系數位轉型的重重阻礙搬上檯面;在檔案消失的紕漏背後,竟是高中的校務行政系統多年來只能由學校各自建置,除了累壞第一線人員,維運經費也讓學校叫苦連天。儘管教育部曾試圖新系統進行整合,但在舊有系統行之多年的情況下,依然力有未逮,而全國60萬高中學子的升學權益,也因此曝露在風險中。

教育圈在9月底掀起了一場大風暴。

在第一批適用108課綱的高中生,剩下120天就要考學測時,作為申請大學重要資料的學習歷程檔案,竟然在9月24日傳出檔案消失,經教育部統計後,總共81校、7854名學生、2萬5210件檔案,因工程師錯誤設定而遺失,一時間全國譁然。

儘管教育部已著手補救,然而往前看去,這場風暴卻也掀出教育現場數位轉型的重重阻礙。翻開受害學校名單,地點遍及全台,當中卻唯獨不見台北市、高雄市學校;這是因為北高所使用的學習歷程檔案平台,並非是由教育部所建立的公版模組,而是自行建置的校內平台。

能在風暴中全身而退並非僥倖,背後原因,是北高2市教育局在過去已統合校務行政系統,才能以此基礎自行建立學習歷程檔案平台,而這對許多縣市來說,這是萬分艱辛的挑戰。

20210613-網紅「四叉貓」劉宇今(13)日在臉書統計六都累計總量,直言「我自己是覺得,唯一有資格吵分配太少的是新北市啦!」陳其邁、柯文哲(資料照,高雄市政府、台北市政府提供/照片合成:風傳媒)
台北、高雄2市高中均採取自行建置的學習歷程檔案平台平台。圖為台北市長柯文哲、高雄市長陳其邁。(資料照,高雄市政府、台北市政府提供/影像合成:風傳媒)

當「課表不再只是課表」 校務系統整合校方苦惱

所謂「校務行政系統」是個統稱,當中其實包含了學生的學籍管理、成績登錄、出缺勤紀錄、社團管理、獎懲紀錄、就學貸款、身心輔導、體適能成績等不同系統,目前多由高中各自透過採購招標,委託資訊廠商建置、維護系統。

這種做法,對學校來說也頗為苦惱。

不同功能的系統之間,過去關連性尚且不高,但隨著繁星計畫、申請入學等大學入學方案出現,高中生在校成績、社團表現等成果也紛紛成為申請校系的參考資料;尤其在108課綱上路,111學年起的大學個人申請入學二階甄試資料審查將採計學習歷程檔案後,各系統之間的整合,重要性遠非過去能夠比擬。

「以前課表只是課表,只有什麼課幾學分,老師把成績填上去就好,但現在課表還要結合出缺勤記錄,也要跟教師調課、請假系統整合,都必須更為精準。」成功高中校長孫明峯說。

20201112-學生學習歷程檔案中所需的4大項目(取自108課綱資訊網)
學生學習歷程檔案中所需的4大項目。(資料照,取自108課綱資訊網)

然而系統之間的結合越深,對於學校端來說,卻是越來越依賴外部廠商。陽明高中教學組長周書宇便指出,像按照規定,學生一個科目曠課時數若達總學期3分之1,學期成績必須以0分計算,這就要串聯出勤記錄、成績系統,而由於不同廠商的系統之間難以整合,因此越來越多系統只好找同一廠商,「現在變成學校很依賴廠商,因為他們把持各項資料,學校已經很難脫離掌控。」

另一個問題是服務有價,系統廠商維運校務行政系統費用,視服務人數、系統功能等不同計算方式,一間學校每學年約需支付約10至20萬元不等的費用,這筆經費對許多學校確實足以構成困擾。

「被廠商綁住了!」維運費衝擊校方業務經費

高孟琳是全國高級中等學校教育產業工會理事長,他以自己任教的內壢高中為例,表示內中1年要付的維運費就有9萬多元,然而學校業務費一年不到200萬元,「系統維護就占了5%」,這筆錢對許多小校來說其實非常艱辛。」

另一個問題是,教育部、教育局歷年皆會要求學校上傳各式學生資料,過去學校多由廠商建置的系統下載資料,再上傳、填報至主管機關資料庫;且若因政策規劃,或立法院、監察院要求蒐集特定資料,學校就得另找廠商開設欄位、篩選資料,每次也都需要收取服務費。

「我當教務主任時就被搞得很火大,覺得都被廠商綁住了!」大園高中校長朱元隆指出,像是原來的成績系統,是小數點後四捨五入,但如果今天主管機關改成小數點後無條件捨去,學校只能去找廠商調整,才可以匯出能填報給教育部的格式,「一次都要收個幾萬塊。」

20201015-全國高級中等學校教育產業工會15日召開「拒絕教師過勞!捍衛教學品質!降低教師基本授課時數,補足高中職教師員額 」聯合記者會,理事長高孟琳發言。(盧逸峰攝)
全國高級中等學校教育產業工會理事長高孟琳指出,校務行政系統維運費對校方經費是一筆不小的考驗。(資料照,盧逸峰攝)

諸般困難下高中端不乏呼聲,期盼由教育部統一建置系統。台北科技大學過去曾為新北市建立公版系統,而在108課綱推動、建置學習歷程檔案之前,教育部也在2017年開始,要求北科大以新北市系統為基礎,建置全國通用的公版模組,每年編列的維護費預算是900-1000萬元。

當時,教育部在新課綱專案辦公室底下設立校務行政系統小組,朱元隆當年正是小組召集人,他說公版系統的好處,除了可以完全符合新課綱規範、介接學習歷程檔案,「還有以後教育部要什麼資料,就可以直接去系統裡找,不用再來跟學校討。」

教育部籌劃的公版校務行政系統,在2019年正式與學習歷程檔案介接,然而根據教育部統計,全國513間高中學校中,迄今年只有138校使用公版系統。

20210501-四技二專統測配圖,高職學生,北科大。(顏麟宇攝)
教育部委由北科大建置全國公版。示意圖,與新聞個案無關。(資料照,顏麟宇攝)

需求不符、客服找不到人 教育部整建系統效果差

如今回看成果,朱元隆坦言效果確實差強人意。他認為關鍵並非技術,而是思維模式,「北科大用是大學思考模式來設計,它不知道高中端需要什麼。」

朱元隆舉例,新課綱推動後,高中包含多元選修、自主學習、第二外語等課程都需要「跑班」,學生依照各自選的課去不同教室、由不同老師指導,儘管模式看似大學選課,「但大學是先開課,學生再來選,人數超過就不會收,但高中是學生先選課,學校再來排課、編班,有些班人多就要開到2班,但大學沒這個需求,所以做出來的東西就不合用。」

另一個問題,在於儘管過去廠商每項服務都要收費,但後續協助終究有其優勢。

20210822-國小校園教室。(柯承惠攝)
曾任教育部校務行政系統小組召集人的朱元隆指出,大學課務模式與高中仍有很大的不同。示意圖。(資料照,柯承惠攝)

高孟琳便說明,大多高中不習慣的原因,在北科大無法像民間廠商一樣進行服務,「它不是隨時找得到客服、工程師,處理問題無法像民間廠商那麼快。」然而新課綱推動後,系統常有變動需求,反倒也造成原有學校不敢妄動。

此外,系統的轉銜也有困難,高孟琳指出,如學籍檔案學校要永久保存,都要一併從舊有系統轉到公版系統,然而廠商匯出資料時,有些只會給PDF檔,「所以行政人員要一筆一筆手動輸入,但一間學校的學生學籍,經年累月下來會有上萬筆,根本無法處理。」

台北市整合經驗可輸出 法規卻仍掐著教師當義工

全國整合舉步維艱,而有縣市整合成功案例嗎?有的。身為首善之都的台北市,早在1993年便已經推動校務行政系統資訊化,曾任建國高中校長、台北市數位學習教育中心主任的陳偉泓,當時正是推動小組成員之一,隨著時光遷移,他更在2010年主導推動台北市校務行政系統雲端化,將資料由過去存放在學校,改為傳送至市府的雲端空間保存。

推動雲端化的主因,除了網路技術已經發展成熟,陳偉泓說明也是資安考量,過去北市資料存放在學校,由學校各自保管,然而各校資訊能力畢竟程度不一,隨著網路普及、資安越來越需要重視,集中管理更能兼顧安全性,「要做50間學校的資安,跟做一間資訊中心的資安,哪個容易?」

「而集中管理之後,就可以來做大數據分析。」他說著語氣雀躍了起來。

20190525-前麗山高中、建國中學校長 陳偉泓25日出席長風基金會舉辦的2019【突破論壇】高教鬆綁研討會。(簡必丞攝)
前建國中學校陳偉泓曾參與推動北市校務系統整合。(資料照,簡必丞攝)

在過去基礎下,北市校務行政系統已來到第二代,並由孫明峯接任數位學習教育中心主任主導。他指出,這套系統目前除了能夠串接酷課雲、學習歷程檔案外,更可以在去識別化後進行大數據分析,比如分析學生在校表現、大考成績、參加社團、健康狀況、家庭背景等項目之間的關連性;他也透露,過去就有跟幾所高中做過內部測試,成果相當有趣,「BMI較低的人,學業成績表現會比較高,當然這還需要進一步做關聯性分析。」

但是台北市的這塊基石,背後運作也算不上健康。陳偉泓說明,2010年他找來各校資訊好手集結團隊,以每週一次會議的頻率,來回跟廠商溝通將近2年、開了70多場會議,才打下校務行政系統的基礎,然而礙於法規規定,相關人員不但無法因此得到津貼,有些人甚至得自己跟學校請假來協助,「那時候會接下任務,是因為如果我們不做,那就不會有其他來做了。」

台北市建置的系統,後來也移轉到其他縣市,如高雄市在2016年也規劃由教育局統籌建置公版系統,最後決定採用台北市系統。幕後推手之一的高雄高商圖書館主任許先仁指出,高雄模式是由各校分攤每年200萬元的維護費,原來各校自找廠商時,每年要花10到20萬元在系統上,如今只要花8萬元左右。

行政人員自嘆成韭菜 前端資料整合苦等解方

放眼全國,在108課綱如火如荼推動,高三生即將上陣迎戰大考的時刻,高孟琳指出,在各校經費依然有限下,依然希望能有好用的公版系統免費提供給學校;然而考量到教育部經費有限、多是委託大學等學術單位建置等做法,他感嘆,「公家單位很難做到位。」

陳偉泓則認為,教育部不見得要找單一廠商做系統,重點是把資料格式定義清楚、公布標準,如果都能夠標準化,再讓縣市教育局有經費,就可以各縣市自己去找適合的廠商,按照教育部標準來建置系統,「要做系統並不難,難的是前端資料整合,這要由官方才能統合起來」,他更呼籲,這必須要及早開始,「否則變異性會越來越多。」

20170120-大學學測於20日登場,成功高中考場外高掛粽子的裝飾物及考生的許願籤。(顏麟宇攝)
108年課綱實施後將迎來首屆考生,未料卻發生學習歷程檔案遺失事件。示意圖。(資料照,顏麟宇攝)

全國系統遲遲無法到位、高中經費實在有限,當108課綱需要更全面整合所有資訊情況下,基層行政人員依然苦苦期盼能有個解方。

擔任教學組長來到第2年,周書宇無奈感嘆,像他們學校還有系統停留在1995年版本,三不五時就會當機,現在接手的維運廠商也不願意改版,「這些東西都一個個外包,沒人要整合,校務行政壓力又很大,結果就是第一線人員變成可割可棄的韭菜。」

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